管理者必見！ 名刺管理に必要な4つのステップとは?
2024/10/15
PHONE APPLI PEOPLEでの名刺管理にあたって、このようなお困りごとはございませんでしょうか？
｢PHONE APPLI PEOPLEでは、どのような設定が必要なの？｣
｢どうのように設定を行えば、スムーズに管理ができるようになるの？」
｢名刺管理を使っているけど、どのような使い方がおススメなの？｣
今回はこちらを解決できるようステップごとにご紹介いたします。
スムーズに名刺管理を行えるよう本記事をご活用くださいませ。
【 名刺管理のための準備 】 部署・ユーザ作成および運用ルールの作成
まずは名刺管理に必要な部署作成・ユーザ作成をお願いします。
■作成方法
また、PHONE APPLI PEOPLEでは、名刺情報を部署やチームごとに一元的に管理が可能ですので、
設定前にどのように名刺管理をするのかなどルールの作成をおススメしております。
Step1：名刺を管理する「共有電話帳フォルダ」の作成
まずは名刺を管理する場所を作成するため、「社外電話帳」へ共有電話帳のフォルダを作成をします。
共有電話帳フォルダの作成方法は、こちらからご確認ください。
※共有電話帳名の作成・編集は、共有電話帳管理権限を持ったユーザのみが実施できます。
★活用ポイント
・名刺管理のルールにあわせて、部署やチーム、イベントごとに分けてご利用も可能です。
・フォルダ名の前に数字を追加することで、作成順に関係なく自由に表示順の変更が可能です。
(利用頻度の高いフォルダは、先頭に表示することで、さらに便利にご利用いただけます。)
Step2：「共有電話帳フォルダ」の権限の設定
フォルダ作成が完了したら、各共有電話帳フォルダの権限設定をお願いします。
権限設定の手順に関しましては、こちらからご確認ください。
★活用ポイント
フォルダごとで、部署やユーザ単位で自由に下記権限の付与が可能です。
・閲覧権限：作成したフォルダ内の名刺情報が閲覧可能な権限
・編集権限：作成したフォルダ内への名刺登録や削除などが可能な権限
Step3：スマートフォンについて
スマートフォンで名刺登録を行う場合は、タブの設定を行い、より登録や管理をしやすい環境を整えていきましょう。
詳細な操作方法はこちらからご確認ください。
★活用ポイント
・利用頻度が高い場合は、一番左のタブはPEOPLEを開いた際に、最初に表示させることが可能です。
・｢読取｣タブは、名刺登録が可能なタブです。メニューバーに表示いただくことを名刺の撮影がスムーズになります。
・｢会社｣タブは、会社ごとで名刺情報を確認することが可能です。メニューバーに表示いただくことで、名刺をより確認しやすくなります。
■スマートフォン版の操作方法
・「PHONE APPLI PEOPLE」のインストール・初回ログイン
Step4：名刺管理の運用ルールの周知
名刺の管理ができる状態になりましたら、社内の運用ルールを周知をしてみましょう。
徹底した周知を行うことで、ユーザーへの展開がよりスムーズになり、利用の定着に繋がります。
運用ルールや周知方法でお困りごとがございましたら、こちらに
例文などの記載がございますので、ご参考までにご覧ください。
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