これは使える！活用事例特集～②名刺管理機能～

この記事では、下記のお悩みに対してPHONE APPLI社内でPEOPLEをどのように活用しているのかをご紹介いたします。

【初めに】

「PEOPLEを導入したがどう活用していけばいいかわからない…」そうした課題感を感じることがあるかもしれません。本記事は、そんな方向けにPHONE APPLI社内での活用事例をまとめたものとなっています。

導入後の活用イメージを深めたい方、社内展開に悩まれている方のヒントになれば幸いです。

■お客様対応で慌てない！名刺管理機能の活用事例

【こんなお悩みありませんか？】

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組織改編に伴い、担当するお客様が変更した際に、「前任者がいつ、どのような会話をしたのか」「次に何をすればいいのか」など、具体的な情報をスムーズに引き継ぎたいと思われたことはございませんか？

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PHONE APPLI社内では、以下のようにPEOPLEを活用して、スムーズにお客様情報の引き継ぎを行っています。

PHONE APPLI社内では、名刺情報の管理の他、「すぐコミュニケーションが取れないメンバーへの情報共有」や「次回の対応時に備えたメモ」など、スムーズにお客様対応を引き継ぐための準備として名刺管理機能のコメント・備考を活用しています。

PCだけでなく、スマートフォンからも確認できるため、いつでも、どこでも、必要な情報を確認できます。

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名刺を登録するための方法は下記「活用手順」からご確認いただけます。

★活用手順

Step1：（事前準備）用途に応じたフォルダを作成しましょう！
ポイント💡：用途に応じてフォルダを分けることで、どこに名刺が格納されているのか管理がしやすくなります。

注意事項：共有電話帳フォルダは、管理者のみ追加可能です。個人電話帳フォルダは、ユーザご自身の追加フォルダのみ閲覧/編集可能です。

共有電話帳：画面右上のアイコン＞管理＞共有電話帳＞新規追加＞決定

個人電話帳：社外＞個人電話帳＞新規フォルダ＞決定

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Step2：（事前準備）名刺情報をPEOPLEに登録しましょう！

ポイント💡：名刺が無くても、氏名の入力だけで登録ができるので一旦記録だけ残したい場合でもご利用いただけます。

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Step3：（事前準備）登録時/登録後の社外連絡先に、コメントや備考項目へ活動記録を記入しましょう！

ポイント💡：お客様との会話内容や日付などを記録することで、他の方が確認した際に情報共有がよりスムーズに行えます。

注意事項：名寄せ処理が行われると、名刺情報に記載したコメントや備考の内容が検索できなくなります。
　　　　　詳細は、下記「活用までに関連していた機能」から「名寄せの仕様」をご確認ください。

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Step4：（実践）登録した名刺情報からお客様との会話の進捗を確認しましょう！

ポイント💡：検索オプションを活用することで、様々なキーワードで名刺を絞り込むことができます。

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【活用に向けた参考資料・手順】

1, 共有電話帳/個人電話帳からフォルダを作成

2, フォルダへ名刺や連絡先を登録

3, 名寄せの仕様

4, 検索オプションでの絞り込み

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名刺管理でいつでもお客様対応を可能に

名刺管理では、氏名、電話番号、メールアドレスなどの基本情報が特に利用されるため、他の項目が未入力になりがちです。

そこで、コメントや備考欄を活用して会話内容や対応した日付などを記録しておくことで、素早く情報を確認することができ、スムーズな引継ぎができるようになります。

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本記事では名刺管理機能での活用方法をご紹介いたしましたが、他の機能も活用することで、名刺情報だけでなく、社内メンバーとのコミュニケーションを素早く行うこともできるようになります。

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PEOPLEをさらに活用し、業務効率アップを実現してみましょう！